Las Firmas Digitales han saltado a la fama y desde el 2013, ya existe un reconocimiento legal en Chile. Implementándose en negocios, tipos de usuarios y seguridad.
¿Qué es la Firma Electrónica?
Hay una buena cantidad de mitos alrededor de la Firma Electrónica:
- La firma electrónica es el Certificado que se compra.
- Solo existen dos tipos Simple y Avanzada (refiriéndose a los certificados)
Primero aclarar que la firma electrónica en general no se cierra o circunscribe únicamente a estos certificados que se compran. Hay muchas formas de implementarla, para ello hay que ir primero a lo que se firma: el acto o contrato.
En el caso de un contrato, se trata de un acuerdo entre dos o más partes. Sin entrar en tecnicismos, basta con que una persona le proponga algo a otra, y ésta última lo acepte para que exista un contrato. Tanto la oferta como la aceptación, pueden manifestarse de forma verbal, escrita, en una hoja simple escrita a mano u otorgarse en presencia de un notario. En todos estos casos, se trata igualmente de un contrato. Lo que diferencia uno de otro, es el cumplimiento de formalidades, que serán necesarias en la medida en que la ley lo requiera, como en el caso de las llamadas solemnidades.
El cumplimiento de solemnidades de algunos actos o contratos, implica que para perfeccionar un contrato, se necesita, por ejemplo, que se otorguen por escritura pública, la presencia de un ministro de fe. Tal es el caso del contrato de compraventa de un bien raíz, en el que se exige legalmente que éste sea otorgado por escritura pública.
¿Qué pasa cuando termino un contrato? Si usted es despedido o va a despedir a alguien, debe suscribir un finiquito del contrato de trabajo. En este caso, necesariamente requiere que éste sea ratificado por el trabajador ante un ministro de fe. Tratándose específicamente del finiquito del contrato de trabajo, este ministro de fe puede ser un notario, el presidente sindical o un inspector de la Dirección del Trabajo, conforme a lo dispuesto en el artículo 177 del Código del Trabajo.
Cada transacción, de acuerdo a su naturaleza, tiene lo que podríamos denominar “un protocolo” exigido legalmente, de acuerdo a las garantías que ese acto o contrato debe otorgar, considerando los intereses que el legislador pretende proteger.
Uno de los actos más cotidianos que hoy exigen de firma electrónica, son las transferencias electrónica realizadas entre bancos. La mayoría de nosotros está familiarizado con realizarlas. En este caso, utilizamos un protocolo específico para:
- Enrolar: La institución personalmente nos entrega una clave de acceso. Previamente se verifica nuestra identidad.
- Protocolo de seguridad: Luego, una vez que estamos dentro del ambiente que permite realizar la transacción, nos solicita sincronizar con otro dispositivo una segunda clave, para cada transacción, a través de un token, tarjeta de coordenadas, aplicación, entre otros.
- Transacciones: Cada transacción requiere niveles de aceptación distinto. En algunos casos bastará con el acceso mediante la clave para cerciorarse de que el usuario es quien dice ser, mientras que en otros casos, se requerirá la segunda clave para firmar algún contrato o transacción por mandato suyo al banco.
Ahondemos en una situación de ordinaria ocurrencia. Supongamos que usted es cliente del Banco A y quiere hacer una transferencia en el Banco B donde también es cliente. ¿Puede firmar con el mecanismo del Banco A en el Banco B? La respuesta es no…¡Pero cómo! ¡si ambos son mecanismos de firma electrónica! Pues no, no es posible. Aun cuando se trate de una firma electrónica simple o avanzada se pueden utilizar en este caso la misma. Cada Banco definió un protocolo.
Si usted tiene una firma electrónica avanzada ¿Puede firmar una transferencia en el Banco? No, a menos que el Banco lo autorice. Excepcionalmente, hay algunos bancos que habilitaron esta posibilidad. Aún así, en estos casos, se requiere de una configuración adicional.
Tipos de Firmas Electrónicas
1. Firma electrónica: Son todos los mecanismos que requieren algún método de validación de la persona que firma. No es obligatoria la presencia de la persona para la validación. También denominada firma electrónica simple.
Algunos ejemplos de firma electrónica (simple)
- Huella Digital
- Reconocimiento facial
- Llamado y reconocimiento de voz
- Doble clave a través de una aplicación o correo (similar al banco)
- Aplicación generadora de código
- Clave única del Gobierno
2. Firma digital simple (con certificado simple (ejemplo firma de facturas en el SII), y validación de identidad remota – API Equifax)
3. Firma digital avanzada Su modalidad más frecuente es el Token, el cual es un dispositivo físico, similar a un pendrive donde se almacena el certificado. Se requiere la presencia de la persona con su cédula para realizar la adquisición.
Dependerá del proveedor de servicios, cuál o cuales usar y que estén aceptados y validados.
¿Dónde se almacena la información?
Dado que el uso de firma electrónica implica que la versión original es el documento electrónico, es necesario contar con un repositorio. En el caso de los actos o contratos que son parte de las relaciones laborales, se ha exigido además, que estos sean validados por la Dirección del Trabajo, a través del pronunciamiento particular, respecto al cumplimiento de ciertas condiciones que otorguen suficientes garantías.
Así, la Dirección del Trabajo exige que la plataforma sea auditable, esto significa que debe otorgar la posibilidad de dar trazabilidad a todas las acciones que se realizaron a través de los software, gestores o plataformas que permiten realizarlas. También exige que estas plataformas deben ser seguras, dado que contienen información sensible. Además, solicita que en el caso de fiscalización, un Inspector pueda ingresar y revisar la información respecto de uno o más trabajadores.
Los documentos electrónicos ofrecen muchas posibilidades para organizarlos, pues tienen la ventaja de que esta información puede ser indexada, permitiendo así una búsqueda rápida e inteligente, algo que puede hacer más eficiente su administración, especialmente en materia laboral.
Al realizar el trámite denominado “centralización de documentos” en la Dirección del Trabajo, se determina el lugar físico y/o electrónico donde se encontrará la información de los trabajadores. Realizada y aprobada esta solicitud, respecto a la centralización electrónica, un inspector debe quedar en posibilidad efectiva de realizar una fiscalización.
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Esta columna fue realizada en colaboración de:
Franco Zapata Inostroza – Abogado
Rodrigo Cereceda – Socio y Desarrollador Full Stack en ControlDoc
