Tanto las empresas como las personas naturales han utilizado hasta hoy su firma manuscrita para realizar trámites y en general para manifestar el consentimiento o aprobación de documentos. La firma electrónica es un mecanismo que permite verificar la autenticidad de la autoría de un documento electrónico o de una transacción electrónica, favoreciendo una gestión más eficiente.
Firma Electrónica en el Ámbito Laboral
La firma electrónica facilita mucho la relación que existe entre una compañía y sus empleados, sobre todo porque agiliza los trámites a realizar cuando se producen nuevas incorporaciones.
La firma electrónica permite realizar la gestión de muchos de los documentos que tus empleados requieren firmar de manera más simple, en menor tiempo y a distancia, además de entregar mayor seguridad en el proceso porque la firma electrónica asegura la identidad, es decir, que el firmante es quien dice ser.
Gracias a la posibilidad de firmar contratos y otros documentos relacionados con la incorporación de nuevos empleados, se agiliza el proceso de onboarding y se ofrece una mejor experiencia al nuevo empleado.
Beneficios de la Firma Electrónica en el ámbito Laboral
Ahorro de tiempo
Al realizar toda la gestión de manera online, se ahorra el tiempo necesario para firmar el documento de forma manuscrita, por lo que la firma electrónica se puede gestionar en unos cuantos minutos. Ya no será necesario realizar el proceso convencional de firma de documentos: impresión, firma, escaneado y reenvío de documentación firmada.
Esta reducción del tiempo invertido en gestión documental resulta especialmente útil para las empresas de trabajo temporal como las empresas de servicios transitorios. Estas empresas suelen necesitar mecanismos de contratación muy rápidos para incorporar a muchos empleados en poco tiempo.
Además, se reducen los tiempos de acceso a la búsqueda de información, permitiendo que pueda ser accedida en cualquier momento y desde cualquier lugar.
Ahorro de Costes
Un factor clave es la reducción de costes en los procesos de contratación. La firma electrónica reduce el número de trámites que realizan los departamentos de personas, ya no es necesario enviar el documento físicamente para que sea firmado por el empleado, ni tampoco hacer el seguimiento del documento para su posterior archivado o digitalización. Tampoco necesitarás personal para que el documento sea almacenado en una bodega.
Con ControlDoc los trámites se reducen considerablemente:
- Sólo debes enviar un correo al empleado a través del Sistema.
- Al recibir el correo el empleado sólo debe presionar un botón e ingresar con su cuenta al Sistema para acceder al documento para firmarlo.
- Una vez firmado, los participantes reciben una copia del documento ya firmado y procesado en su correo electrónico.
Además, el empleador podrá firmar varios documentos de una sola vez, simplificando aún más el proceso.

Ahorro de espacio
Ya no es necesario imprimir el documento para firmarlo ni tampoco para almacenarlo, porque el documento firmado electrónicamente es el archivo original y con validez legal. A partir de la firma electrónica de documentos, ya no será necesario invertir en bodegaje o espacios para su almacenamiento. Asimismo, no existirá la posibilidad de que el documento se extravíe o se dañe.
Mayor seguridad
La firma electrónica otorga mucho más seguridad a los usuarios porque ayuda en la prevención de una potencial suplantación de identidad o falsificación de un documento, porque se aplican diferentes mecanismos para asegurar que la persona es quien dice ser y tenga la autorización necesaria para firmar un documento.
Además, una vez firmado el documento, este es almacenado de forma segura en un servidor sin posibilidad de ser modificado, asegurando su integridad, confidencialidad y disponibilidad.
Simplificar procesos de fiscalización
Al estar la documentación disponible electrónicamente, se puede dar acceso a un fiscalizador de la Dirección del Trabajo para que pueda revisar la documentación de los diferentes empleados de manera inmediata y segura.
Mejor servicio para tus empleados
Tus empleados podrán firmar fácilmente cualquier tipo de documento, además todos los documentos firmados serán remitidos a su cuenta de correo electrónico personal, según los requerimientos establecidos en el Dictamen Nº 4890 de fecha 17/12/2013, de la Dirección del Trabajo, permitiendo que puedan acceder a la información en cualquier momento y lugar.
Ayuda al medioambiente
A pesar de que la producción de papel se ha vuelto cada vez más sustentable con el aprovechamiento del papel reciclado, aún es necesario incorporar fibras de nuevos árboles y el consumo de agua para mantener el ciclo de producción.
El uso de la firma electrónica no produce este impacto y transmite una imagen de responsabilidad ambiental por parte del empleador al gestionar la documentación laboral electrónicamente.
Conclusión
Con ControlDoc podrás obtener estos y muchos más beneficios para gestionar la documentación de cada uno de tus empleados. Te invitamos a probar de forma gratuita nuestra solución hasta con 5 empleados sin límite de tiempo, y podrás utilizarla en tus procesos reales de contratación.
Sólo ingresa aquí y escríbenos solicitando una cuenta de demo para que puedas comenzar a utilizar la firma electrónica para gestionar la documentación de tus empleados.