¿Te imaginas poder aprobar vacaciones desde la comodidad de un restaurante? ¿No? Bueno, ahora ese tipo de procesos burocráticos, se pueden hacer desde cualquier parte.
“ControlDoc, es un software de gestión documental con firma electrónica que apoya proyectos y mejora el flujo de trabajo de colaboradores, contratistas, clientes y proveedores” explica Gonzalo Torrealba, CEO y cofundador de 4talent y ControlDoc.
Los beneficios de la plataforma recaen en facilitar y automatizar el trabajo de empresas y personas para que puedan completar, enviar, almacenar y firmar documentación, compromisos y acuerdos de forma segura.
“Una de las preocupaciones que tenemos es cómo poder darle dinamismo a los negocios. Sabemos que requieren confianza, y esta última puede ser transmitida en una firma. Por eso ControlDoc llega a proveer al sistema la firma electrónica, pues además de ser uno de los mecanismos más rápidos para que dos empresas, o una persona con una empresa puedan llegar a un acuerdo, también es la que da el puntapié inicial a la creación de una relación laboral” explica Torrealba.
“Una firma y gestión de documentos, debiese ser igual de sencilla que una transferencia bancaria”
La gran finalidad, es que las empresas puedan entregar poder a las personas, para firmar sus propios documentos, quedándose inmersos en el mundo digital y mejorando considerablemente su experiencia.
“ControlDoc permite almacenar en línea de forma segura, toda la documentación de la empresa, trabajadores, clientes y proveedores, agilizando el almacenamiento, carga y búsqueda, y evitando multas por fiscalización, además de manejar múltiples razones sociales o unidades de negocio para administrar de manera diferenciada cada documentación” agregó el CEO de 4Talent y ControlDoc.Asimismo, una de las propuestas de valor del software, es la posibilidad de construir plantillas de todo tipo de documentos, proponiendo una estructura, contenido y variables que se desean automatizar o dejar disponibles para completar.
Además de poder firmar electrónicamente los documentos de forma legal, los usuarios pueden subir a la plataforma los documentos en PDF, doc, o docx de forma unitaria o masiva, y determinar quiénes y cuántas personas firmarán, siendo estos notificados por mail.
“La principal diferencia entre firma electrónica y digital, es que mientras la firma digital es una serie de métodos criptográficos, la electrónica es primordialmente legal, ya que funciona bajo la norma de validez jurídica. Aquí es donde ocurre la confusión, pues la firma digital también es legal, sin embargo no tiene su base en lo jurídico, pues su objetivo no es dar fe de un acto de voluntad, sino que encriptar los datos de un documento para otorgarle mayor seguridad, siendo la encargada de evitar la suplantación de identidad y permitiendo la autenticación e identificación en toda clase de procesos administrativos”.
El alivio que propicia ControlDoc
ControlDoc alivia la administración lo que permite generar mayor dinamismo en el negocio, de manera transversal, es decir, apuntando a distintos tipos de mercado, tales como educación, RRHH, Salud, entre otros.
“En el caso de firma electrónica se puede hacer válido cualquier documento que por ley no exija un ministro de fe. De esta manera, esta herramienta está diseñada para firmar documentos de derecho privado, tanto por parte de la empresa como externo, y va a depender del rubro al que pertenezca la compañía. En cuanto a documentos laborales, se pueden firmar (por personas pertenecientes a la empresa) y gestionar todo tipo de documentos vinculados a recursos humanos y prevención de riesgos” sentenció Torrealba.
