Recopilar firmas de los empleados es una actividad recurrente en cualquier departamento de gestión de personas. Por ejemplo, en algunas empresas es necesario que los trabajadores firmen su liquidación de sueldo cada mes.
Considerando esto, los departamentos de gestión de personas tienen un rol determinante al momento de incorporar el uso de tecnología en los procesos de la empresa y hacer que la digitalización sea una parte importante de la cultura organizacional.
Los departamentos de gestión de personas que utilizan la firma electrónica ahorran tiempo de gestión, ahorran papel y agilizan sus procesos al recibir la documentación firmada en cuestión de minutos.
Si trabajas en gestión de personas seguramente haz enviado documentación para que la firmen los empleados en más de una oportunidad y haz perseguido a más de uno para conseguir su firma.
Onboarding: Uso de Tecnología en la Incorporación
El uso de la tecnología para gestionar los procesos asociados a la vida laboral de un empleado, desde su selección hasta su salida de la empresa, pasando por el Onboarding, es cada vez más común en las organizaciones porque ayuda a reducir costos y minimizar errores.
La incorporación de un nuevo empleado suele ser un proceso muy manual que consume mucho tiempo y generalmente requiere de la participación de varias personas, dando lugar a eventuales retrasos y más de algún inconveniente.
Para hacer este proceso más sencillo es fundamental incorporar herramientas digitales que ayuden en esta acogida. El uso de la firma electrónica contribuye a mejorar considerablemente este proceso. Documentos tales como cartas de oferta, contratos de trabajo, acuerdos de confidencialidad, documentos de prevención de riesgos laborales, entre otros, pueden estar firmados en cuestión de minutos con el ahorro de tiempo y esfuerzo que ello supone.
Al agilizar y acelerar el proceso de Onboarding, el departamento de gestión de personas tiene más tiempo para dedicar a otras tareas como buscar nuevos candidatos o gestionar otros procesos de la empresa. Además, el uso de la firma electrónica ayuda a dar una imagen positiva de la empresa con los candidatos y es un factor que diferencia a las empresas que usan esta solución de las que no.
Después de la Incorporación
Existen muchos documentos que requieren ser firmados a lo largo de la vida laboral de cualquier empleado tales como anexos de contrato, permisos de vacaciones, liquidaciones de sueldo, actas de recepción de herramientas de trabajo o implementos de seguridad, entre otros.
Toda esta documentación es procesada por el departamento de gestión de personas y a mayor volumen, mayores son las ventajas de utilizar la firma electrónica. El hecho de tener todo en formato digital facilita la firma de documentos de forma rápida y ágil desde cualquier dispositivo, disminuyendo las interrupciones en los flujos de trabajo de quienes tienen que conseguir la firma y aumentando el control sobre los documentos.
Entregar herramientas que faciliten este trabajo no sólo mejora la productividad de los equipos, sino que además aumenta su satisfacción con la empresa al facilitarles tareas repetitivas.
Conclusión
La incorporación de la firma electrónica conlleva beneficios reales tanto para el departamento de gestión de personas como para la propia empresa:
- Disminuir costos asociados a la contratación de personal: menos tiempo, menos dinero y menos recursos materiales invertidos.
- Influir positivamente en la las tareas diarias del equipo de gestión de personas al facilitarles su trabajo y aumentar su productividad.
- Proyectar una imagen de compañía tecnológica que se preocupa por el medioambiente.
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