Tengo que organizar un evento y no sé por dónde comenzar!

planificacion-eventos-negocio-propio-idea-negocioPara todo tipo de eventos, ya sea un babyshower, despedida de solter@, matrimonio, cumpleaños y hasta la más pequeña celebración debemos comenzar por definir: Cantidad de personas, lugar del evento, tipo de evento y fecha. Una vez en mente y definidos estos items podemos comenzar a trabajar.

¿Cómo hacemos para fijar correctamente los objetivos del evento?

Una buena opción como ejercicio individual y/o grupal es pensar en la meta, intentando visualizar que sucederá en cada espacio que estará involucrado el o los días del evento. Imaginarnos ese momento intentando focalizar en los resultados esperados.

Esta meta, o visión del evento debería tener algunas características que serán de gran utilidad para comenzar y continuar con la planificación del evento:

  • Ser específica: Tratando de dejar en claro y que se entienda hacia dónde apuntamos.
  • Ser medible: En cantidad, calidad, tiempos y costos, porque los recursos (tiempo, dinero y personal) con el que contamos para la realización del evento generalmente no son infinitos.
  • Ser consensual: Todos los involucrados en el comité organizador deben estar de acuerdo al momento de fijarla.
  • Ser realista: Ajustando los recursos con los que se cuenten, que son el personal y el tiempo asignado al tiempo con el que contamos hasta la fecha del evento.

La meta va a estar bien fijada cuando podamos prepararnos para planificar el evento para responder cinco preguntas: qué?, cuándo?, dónde?, por qué o para qué? y cómo?

A partir de esto, nos ponemos a trabajar en los objetivos, que son los principios que estableceremos para alcanzar esa meta única.

Los objetivos nos permitirán ir distribuyendo en subgrupos las acciones a seguir, asignando responsabilidades y saber quién deberá actuar ante alguna contingencia.

La meta y los objetivos van a variar de acuerdo a:

  • El alcance del evento
  • La cantidad de asistentes posible
  • Las fuentes posibles de ingresos
  • Los recursos que necesitemos

Cuando nos tomamos el tiempo para reflexionar y establecer estos objetivos podemos avanzar en la planificación y en la organización del evento.

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